把文件交给 AI 之前，先判断任务需要什么，而不是把整个文件夹都上传。一个需求可能只需要三行样例，却在原文件中附带了客户名单、订单和账号信息。缩小输入范围，往往比上传之后再补救更容易。
先确认资料是否允许这样使用
公开材料、个人笔记和组织内部文件的使用边界不同。自己能打开一份文件，不代表可以把它传给任意外部服务。工作资料应遵循所在组织的规定，涉及他人内容时也要确认必要的使用权限。
如果只是检查格式或公式，可以制作一份结构相同的虚构样例。保留字段关系与错误现象，替换真实姓名、地址、金额和业务编号；不要为了更逼真的例子而加入不必要的个人信息。
脱敏不只处理正文里看得见的字
- 文档：检查批注、修订记录、页眉页脚和附件。
- 表格：检查隐藏工作表、隐藏列、备注和外部链接。
- 图片：检查背景中的账号、二维码和聊天内容。
- 日志与代码：检查访问令牌、密钥、订阅地址和连接凭据。
遮住截图中的文字，不一定等于原始文件中的内容已删除。可以另存一份只含必要字段的干净副本，再重新打开确认。原文件留在自己的安全位置，避免在脱敏过程中误覆盖重要资料。
核对当前账号的实际数据设置
不同产品、账号类型和工作区可能采用不同的数据处理方式。检查上传内容会被谁访问、保留多久、是否用于改进服务，以及组织管理员有哪些控制权限。不要把“关闭历史记录”“临时会话”和“立即彻底删除”当成同一个意思。
例如，某项活动设置可能影响模型改进用途，却不代表服务在回答请求或处理安全问题时完全不处理内容。具体适用条件应查看当前产品与账号的说明，不应把一个工具的规则直接套到其他工具。
连接应用时只提供任务需要的范围
邮件、云盘和代码仓库连接可能让 AI 获取更多上下文。连接之前确认当前账号和授权范围，任务中明确需要哪些文件、日期和项目。若不再需要某个连接，可以按产品设置管理权限，不要把不相关资料长期放进工作流程。
对文件夹共享、邮件发送或公开链接等操作，先核对对象与内容。整理结果的草稿可以先留在本地，确认之后再发给他人。相关任务可结合Google 工具工作流区分读取与外部操作。
输出也需要重新检查
生成的摘要、表格和截图可能继续包含输入中的敏感信息。分享之前检查姓名、标识、链接和访问权限，确认没有把内部评论或原文件附件带出去。导出文件与原来源的共享设置也不一定相同。
若发现凭据已经公开，应按相应服务的正规流程处理，而不是仅删除聊天中的一句话。选择 AI 工具时，把资料权限与审核成本纳入比较；也可以阅读按任务选择 AI 工具，先用公开材料建立自己的使用流程。
